Hamilton Apps
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Réservez votre bureau en flex office en quelques secondes

En flex office, trouver un bureau libre ne devrait jamais prendre plus de quelques secondes.
Avec Hamilton Apps, vos collaborateurs réservent leur bureau partagé en un clic et vous ajustez votre parc au ratio moyen de 0,7 poste par collaborateur (source JLL).

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Bénéfices clés

Cinq effets mesurables de la gestion du flex office

Si on ajuste le ratio de 0,7 bureau partagé par collaborateur sur un parc de 300 postes, ce ratio libère 90 bureaux partagés. Soit environ 900 m², sur la base de 10 m² par poste selon la norme ARSEG. Au loyer moyen parisien de 45 €/m²/mois, cela représente plus de 480 000 € par an. Au sein d’un même groupe, le mode de réservation est harmonisé sur l’ensemble des sites. Les équipes utilisent ainsi le même geste, quelle que soit leur implantation.

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Au quotidien

  • Réservation en un clic

    Réservez votre poste depuis un mobile ou un ordinateur, la veille ou le jour même.

  • Synchronisé avec Outlook et Teams

    Votre bureau réservé apparaît directement dans votre agenda, sans double saisie.

  • Standardisé sur tous vos sites

    Le même geste de réservation, quel que soit le bâtiment.

  • Occupation pilotée en temps réel

    Suivez le taux d'occupation par étage ou par site, à tout moment.

  • Donnée agrégée, jamais individuelle

    Les données restent par équipe ou zone, jamais liées à une personne.

Infographie indiquant jusqu’à 480 000 € d’économies par an sur un parc de 300 postes, avec pictogrammes liés à l’optimisation des espaces et à la réduction des coûts

Pilotage en temps réel

Sans application de flex office, les données d’occupation restent largement invisibles. Avec une vision précise du taux d’occupation par étage, des postes réservés mais jamais utilisés et des usages réels, vous pouvez enfin ajuster votre parc, supprimer les espaces sous-exploités et prendre des décisions immobilières fondées sur des données concrètes. Jusqu'à 480 000 €/an d'économies sur un parc de 300 postes (JLL, ARSEG, Leosquare) Un processus de réservation standardisé sur tous vos sites Un taux d'occupation piloté en temps réel, par étage ou par site.

Trouver un bureau libre ne devrait pas être un casse-tête

Voir les disponibilités en temps réel et réserver l'espace adapté en quelques clics : c'est la promesse d'un vrai logiciel flex office.

Liste de salles de réunion affichant leur statut réservé ou libre.

Adopté au quotidien, facile sans formation

Une application de flex office, ne produit ces bénéfices que si elle est réellement utilisée, jour après jour. Selon le Baromètre Malakoff Humanis 2024, la moitié des réunions organisée en France se déroule désormais en mode hybride. La présence au bureau devient donc plus variable et plus difficile à anticiper d’une équipe à l’autre. Un geste de réservation compliqué est risqué pour l'adoption. Chaque friction pousse un peu plus les équipes vers un message Slack ou un tableur : des solutions qui leur sont plus courantes, mais moins fiables. Hamilton Apps s’intègre directement à Outlook et Teams. Vos équipes réservent leurs espaces sans changer d’application et sans suivre de formation complexe.

Les collaborateurs filtrent les postes par étage, zone d’équipe ou équipement pour réserver un bureau ou une salle de réunion selon leurs besoins

Réserver un bureau partagé en 3 étapes

Le plan interactif Hamilton Apps vous donne une vision immédiate de chaque bureau partagé : libre, réservé ou occupé. En quelques clics, vos collaborateurs filtrent les postes par étage, zone d’équipe ou équipement pour trouver celui qui répond réellement à leurs besoins.

  • Synchronisé avec Outlook et Teams, sans double saisie Le bureau réservé apparaît directement dans Outlook ou Teams. Toute modification faite depuis l'agenda se répercute automatiquement dans Hamilton Apps, et inversement.

  • Côté IT, l'intégration s'appuie sur l'authentification déjà en place : SSO, annuaire d'entreprise. Aucun compte supplémentaire à créer ni à gérer. Une donnée d'occupation, pas une surveillance individuelle
    Les données collectées restent agrégées par équipe, zone ou étage. Elles permettent d’ajuster le nombre de postes aux usages réels, sans suivre les déplacements individuels des collaborateurs. Une distinction essentielle pour instaurer un dialogue social serein autour du flex office.

Collaborateur qui cherche à reserver une salle

Alerte automatique en cas de conflit

C'est le cœur du sujet :

dès qu'une tentative de réservation entre en conflit avec un créneau déjà occupé, le système bloque la double réservation ou alerte immédiatement l'organisateur, avant que le conflit n'atteigne le terrain. Des salles équivalentes disponibles sur le même créneau peuvent être proposées en alternative, ce qui évite l'improvisation de dernière minute et les réunions qui commencent en retard faute de salle.

Fonctionnalités liées

La FAQ

Questions fréquentes

Vous ne trouvez pas votre réponse ?

Contactez-nous
Comment un logiciel de réservation de salle de réunion évite-t-il les doubles réservations ?

Toutes les salles partagent un même calendrier de référence, mis à jour en temps réel. Dès qu'une demande porte sur un créneau déjà occupé, elle est refusée ou signalée à l'organisateur, qui se voit proposer des salles équivalentes disponibles au même moment.

Le logiciel se synchronise-t-il avec Outlook et Teams ?

Oui. Une salle s'ajoute directement depuis une invitation Outlook ou Teams, sans ressaisie. Elle apparaît dans l'agenda de chaque participant, le lien de visioconférence est associé automatiquement, et toute modification ou annulation se répercute des deux côtés.

Combien de temps faut-il pour déployer une solution de réservation de salle de réunion ?

Le calendrier dépend du nombre de sites, du parc de salles et des intégrations à mettre en place. Une estimation personnalisée est communiquée pendant la démonstration, après cadrage de votre périmètre.

Peut-on réserver une salle depuis un mobile ou une tablette installée devant la salle ?

Oui. La réservation se fait depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette posée à l'entrée de la salle. L'affichage sur place indique l'état courant de la salle et permet de réserver le créneau suivant en quelques secondes.

Que se passe-t-il si un collaborateur ne se présente pas dans la salle réservée ?

La réservation non confirmée peut être libérée automatiquement après un délai que vous définissez. La salle redevient alors disponible pour les autres équipes, et le taux de réservations non honorées reste visible dans les statistiques d'occupation.

Comment voir la synchronisation Outlook / Teams et les alertes anti-conflit fonctionner sur vos propres salles ?

Demandez une démonstration : le parcours est rejoué sur un périmètre représentatif de vos sites et de vos salles, synchronisation Microsoft 365 comprise.

Voir les ressources