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Gestion des espaces : alliez flex office et travail hybride

Piloter plusieurs sites ne devrait pas signifier multiplier les outils, les règles et les fichiers de suivi. Hamilton Apps centralise la gestion de vos espaces dans une seule interface pour suivre les données d’occupation, harmoniser vos pratiques et mieux organiser votre flex office et le travail hybride. 

Vous disposez ainsi d’une vision claire de vos espaces pour prendre des décisions basées sur des données fiables .

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Gérer vos espaces flex office

31,75 milliards de dollars d'ici 2032

c’est la valeur que devrait atteindre le marché des bureaux flexibles aux États-Unis (fortune business insights).
  1. 01

    45 €/m²/mois

    Coût moyen d'un bureau en Île-de-France (Leosquare, 2026)

  2. 02

    50 %

    Part estimée de réunions hybrides, sur la base du taux de télétravail France (Malakoff Humanis, 2024).

  3. 03

    -22 % de consommation

    Économie d'énergie visée sur la gestion d'occupation des salles (attribué à Schneider Electric, mars 2025).

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PENSÉ POUR OPTIMISER LE FLEX OFFICE

Cinq bénéfices pour simplifier la gestion des espaces et le travail hybride

Avec le travail hybride et le flex office, l’occupation des bureaux varie chaque jour. Une gestion des espaces adaptée permet d’anticiper ces évolutions, d’améliorer l’expérience au bureau et de réduire durablement les coûts immobiliers.

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Au quotidien

  • Occupation en temps réel

    Le taux d'utilisation par étage, bâtiment ou site, à tout moment.

  • Plans d'étage centralisés

    Visualisez et administrez chaque site depuis une carte unique

  • Disponibilité en un coup d'œil

    Postes, salles et zones libres visibles immédiatement, où que vous soyez.

  • Hébergé en France, intégré au SI

    SSO et annuaire d'entreprise, sans compte supplémentaire.

  • Donnée agrégée, jamais individuelle

    Statistiques par zone ou équipe, jamais liées à une personne.

Évolution du taux d’utilisation des bureaux : 35 % en 2023, 38 % en 2024 et 53 % en 2025, pour un objectif de 65 %

Gestion des espaces : repérez les bureaux sous-utilisés

Avec le travail hybride et le flex office, des écarts persistent entre les espaces réservés et réellement occupés. Sans données actualisées, ces écarts restent difficiles à détecter avant un audit. 

Un outil de gestion des espaces permet de suivre l’occupation réelle, d’identifier rapidement les espaces sous-utilisés et de réduire durablement les coûts immobiliers : 

  • Occupation en continu : suivez le taux d’utilisation après chaque réservation ou passage de badge, sans comptage manuel. 

  • Espaces sous-utilisés identifiés : repérez les salles et les postes réservés, mais rarement occupés, sur chaque site. 

  • Ratio adapté à la présence réelle : ajustez le nombre de postes aux usages du travail hybride, par exemple 0,7 poste par collaborateur selon JLL. 

  • Décisions basées sur les données : documentez chaque arbitrage d’aménagement à partir de données d’occupation réelles, plutôt que d’une estimation.

Pourquoi choisir Hamilton Apps pour gérer vos espaces de travail

Sur un parc multi-sites, la gestion des espaces exige une vision claire de l’occupation, des données fiables et une intégration au SI existant. 

Hamilton Apps centralise le pilotage du flex office et du travail hybride sur une plateforme unique, adaptée aux besoins de toute l’organisation.  

Gestion des espaces : sites et plans

Gestion des espaces : gérez vos sites et plans d’étage depuis une seule interface

Centralisez vos plans d’étage, vos capacités et vos règles d’accès dans un tableau de bord unique. Gérez également les changements de poste, les réaffectations d’équipe, les interventions de prestataires et les plans de prévention. 

Appliquez les mêmes règles sur tous vos sites, tout en respectant les spécificités de chaque implantation. Vous évitez ainsi les ressaisies et les différences de fonctionnement entre les bâtiments.

Configuration facile d'un flex office

Configurez votre flex office sans compétence technique

Créez une nouvelle zone de travail, ajoutez un site ou modifiez une règle de réservation directement depuis la plateforme, sans ouvrir de ticket informatique. Bureau partagé, salle de réunion ou espace collaboratif : adaptez les capacités et les règles du flex office en quelques clics. 

Les changements sont rapidement appliqués sur le terrain, ce qui facilite l’évolution des espaces et l’organisation du travail hybride au quotidien. 

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Interface de gestion des espaces connectée à Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure AD, LDAP et SSO, avec hébergement des données en France.

Flex office : une intégration pensée pour la DSI

Connectez votre outil de gestion des espaces au SSO, à l’annuaire d’entreprise, à LDAP, Azure AD, Microsoft 365, Outlook et Teams, sans créer de compte utilisateur supplémentaire. 

Les données d’occupation liées au travail hybride sont hébergées en France afin de répondre aux exigences des entreprises soumises au RGPD  

Fonctionnalités liées

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Questions fréquentes

Comment un logiciel de réservation de salle de réunion évite-t-il les doubles réservations ?

Toutes les salles partagent un même calendrier de référence, mis à jour en temps réel. Dès qu'une demande porte sur un créneau déjà occupé, elle est refusée ou signalée à l'organisateur, qui se voit proposer des salles équivalentes disponibles au même moment.

Le logiciel se synchronise-t-il avec Outlook et Teams ?

Oui. Une salle s'ajoute directement depuis une invitation Outlook ou Teams, sans ressaisie. Elle apparaît dans l'agenda de chaque participant, le lien de visioconférence est associé automatiquement, et toute modification ou annulation se répercute des deux côtés.

Combien de temps faut-il pour déployer une solution de réservation de salle de réunion ?

Le calendrier dépend du nombre de sites, du parc de salles et des intégrations à mettre en place. Une estimation personnalisée est communiquée pendant la démonstration, après cadrage de votre périmètre.

Peut-on réserver une salle depuis un mobile ou une tablette installée devant la salle ?

Oui. La réservation se fait depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette posée à l'entrée de la salle. L'affichage sur place indique l'état courant de la salle et permet de réserver le créneau suivant en quelques secondes.

Que se passe-t-il si un collaborateur ne se présente pas dans la salle réservée ?

La réservation non confirmée peut être libérée automatiquement après un délai que vous définissez. La salle redevient alors disponible pour les autres équipes, et le taux de réservations non honorées reste visible dans les statistiques d'occupation.