Séminaire d’entreprise : accueillez vos participants avec fluidité
Bénéfices clés
Cinq bénéfices d'une gestion des groupes de visiteurs
Anticiper le volume de participants, c'est dimensionner l'accueil au plus juste, sans renfort systématique. 5 bénéfices concrets dans l'organisation d'événements. Le partcipant récupèrent son badge sans attendre.
Au quotidien
Préenregistrement des participants au séminaire
Le préenregistrement des visiteurs en grand nombre fluidifie l'accueil.
Vue en temps réel des arrivées
Suivez le nombre de participants enregistrés à tout moment, avant et pendant l'événement.
Scannez le QR code à l'accueil
Le visiteur préenregistré scanne en toute autonomie son QR code à l'accueil.
Notification aux hôtes
Lors de l'arrivée du visiteur, le hôte concerné est notifié par Teams ou e-mail.
Badge personnalisé
Badge personnalisable avec photo, logo, aux couleurs de l'événement.
300 participants : jusqu’à 4 heures gagnées lors de l’accueil des visiteurs
Un séminaire se prépare avant l'arrivée, pas pendant
De l’inscription à l’accueil des visiteurs en 4 étapes
Contenu à valider
Accès : un pic de 300 inscrits, aucun compte à créer manuellement
Comment un logiciel de réservation de salle de réunion évite-t-il les doubles réservations ?
Toutes les salles partagent un même calendrier de référence, mis à jour en temps réel. Dès qu'une demande porte sur un créneau déjà occupé, elle est refusée ou signalée à l'organisateur, qui se voit proposer des salles équivalentes disponibles au même moment.
Le logiciel se synchronise-t-il avec Outlook et Teams ?
Oui. Une salle s'ajoute directement depuis une invitation Outlook ou Teams, sans ressaisie. Elle apparaît dans l'agenda de chaque participant, le lien de visioconférence est associé automatiquement, et toute modification ou annulation se répercute des deux côtés.
Combien de temps faut-il pour déployer une solution de réservation de salle de réunion ?
Le calendrier dépend du nombre de sites, du parc de salles et des intégrations à mettre en place. Une estimation personnalisée est communiquée pendant la démonstration, après cadrage de votre périmètre.
Peut-on réserver une salle depuis un mobile ou une tablette installée devant la salle ?
Oui. La réservation se fait depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette posée à l'entrée de la salle. L'affichage sur place indique l'état courant de la salle et permet de réserver le créneau suivant en quelques secondes.
Que se passe-t-il si un collaborateur ne se présente pas dans la salle réservée ?
La réservation non confirmée peut être libérée automatiquement après un délai que vous définissez. La salle redevient alors disponible pour les autres équipes, et le taux de réservations non honorées reste visible dans les statistiques d'occupation.
Comment voir la synchronisation Outlook / Teams et les alertes anti-conflit fonctionner sur vos propres salles ?
Demandez une démonstration : le parcours est rejoué sur un périmètre représentatif de vos sites et de vos salles, synchronisation Microsoft 365 comprise.