Gestion des ressources salles de réunion : réservez, équipez, pilotez

8 salariés sur 10 perdent du temps à chercher une salle disponible (Jabra, 2025). Avec Hamilton Apps, plateforme workplace tout-en-un, trouvez une salle libre en quelques secondes, commandez vos prestations au même endroit et libérez automatiquement les créneaux inutilisés. La gestion des ressources salles de réunion devient enfin lisible pour vos services généraux.

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La gestion des ressources salles de réunion

80%

des salariés perdent du temps à chercher une salle disponible (Jabra, 2025). Hamilton Apps leur rend ce temps, dans des organisations de 500 à 5 000 salariés.

01
94%
des salariés choisissent régulièrement les petites salles de réunion (Jabra)
02
+35%
d'espaces de réunion dans les bureaux (CBRE)
03
-22%
d'énergie dans les salles pilotées selon l'occupation (Density)

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Le réflexe réservation de vos collaborateurs

La réservation de salles de réunion, simple au quotidien

Chercher une salle ne devrait jamais retarder une réunion. Chaque collaborateur réserve en autonomie, commande ce dont il a besoin et libère ce qu'il n'utilise pas.

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Au quotidien

Réservation depuis l'agenda
Réservez depuis Outlook ou Google Workspace, sur mobile ou sur la tablette de la salle.
Zéro double réservation
Les conflits sont évités, sans arbitrage manuel.
Prestations intégrées
Commandez restauration, mobilier ou équipement en même temps que la salle.
Libération des réunions fantômes
Les capteurs de présence rendent automatiquement disponibles les salles réservées mais vides.
Planning de ressources partagé
Consultez un planning de réservation de ressources unique, partagé par tous.

Collaboratrice travaillant à son poste dans un espace de bureau partagé

Principales fonctionnalités

Chaque fonctionnalité de réservation de salles de réunion répond à un moment précis de la vie d'une réunion, de la recherche d'un créneau jusqu'à l'analyse de l'usage.

Planning de réservation de ressources en temps réel

Visualisez en un coup d'œil toutes les réunions en cours et à venir, salle par salle. Filtrez par capacité, équipement ou étage, puis réservez l'espace qui correspond à votre besoin. Plus besoin d'ouvrir plusieurs agendas ou d'appeler les collègues : planning de réservation de ressources partagé, la recherche tient en quelques secondes.

Réservation directe depuis Outlook ou Google

Créez votre réunion comme d'habitude, ajoutez la salle, et c'est facile. Hamilton Apps s'intègre à Microsoft Exchange, Office 365 et Google Workspace : vos collaborateurs restent dans leur agenda, sans nouvelle interface à apprendre.

données réel d'utilisation des posts et des ressources

Tablette de salle pour les réunions improvisées

Un point rapide à caler ? La tablette installée à l'entrée affiche le statut de la salle et permet de la réserver sur place. Libre, occupée ou réservée dans la prochaine demi-heure : l'information est visible avant même d'ouvrir la porte.

plusieurs personnes qui travaillent ensemble et peuvent réserver un bureau depuis n'importe quel support

Libération automatique des réunions fantômes

Détectez les salles réservées mais vides grâce aux capteurs de présence, puis rendez-les disponibles automatiquement. Chez un client Fortune 500 suivi par Density sur deux sites, plus d'une réunion réservée sur quatre n'a jamais eu lieu. Autant de créneaux rendus aux équipes qui en ont besoin.

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Collaborateurs qui travaillent en flex office

Rôles, priorités et règles de réservation de salles

Attribuez des niveaux de priorité selon les profils, soumettez les salles de direction à validation et plafonnez le nombre de réservations par utilisateur. Vos grandes salles restent accessibles à ceux qui en ont vraiment besoin.

Plus de services, plus d'autonomie lors des réunions

Café, tableau, badge visiteur : Hamilton Apps regroupe les sollicitations d'autres services dans la réservation elle-même, sans échange de mails.

Commandez vos prestations au moment de réserver

Ajoutez un déjeuner ou des chaises supplémentaires dans votre réservation de salle.

Préparez l'accueil de vos invités externes

La pré-visite de vos invités est créée automatiquement : l'accueil sait qui arrive et pour quelle réunion.

Des salles pilotées par la donnée, jusqu'à l'énergie

Dimensionner le parc de salles sur des faits

Pour la direction immobilière, chaque réservation montre l'usage réel. 85 % des réunions comptent moins de sept participants (Density, 2019) : de quoi diviser une grande salle en deux petites.

Le planning de réservation de ressources se transforme en outil de pilotage

Chaque réservation révèle les salles saturées, celles qui restent vides et les prestations les plus demandées. Reliées au bâtiment, ces données réduisent aussi la facture d'énergie : -22 % en moyenne dans les salles pilotées selon leur occupation (Schneider Electric, 2025)

Questions fréquentes

Comment réserver une salle de réunion avec Hamilton Apps ?

Vous pouvez réserver depuis Outlook ou Google Workspace, sur l'application mobile, la tablette de la salle ou directement dans la plateforme.

Que se passe-t-il si personne ne se présente dans la salle réservée ?

Lorsque la salle est équipée de capteurs de présence, la réunion fantôme est détectée puis supprimée automatiquement. La salle redevient disponible pour les autres collaborateurs.

Que se passe-t-il si personne ne se présente dans la salle réservée ?

Lorsque la salle est équipée de capteurs de présence, la réunion fantôme est détectée puis supprimée automatiquement. La salle redevient disponible pour les autres collaborateurs.

Gestion des ressources salles de réunion : réservez, équipez, pilotez

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